כללים לבניית אינדקס

להלן מפורט מבנה אפשרי לבניית אינדקס חשבונות, מדובר על המלצה בלבד

חלק 1 – מפתח חשבון

האינדקס יהיה בעל 6 ספרות לארגון ללא סניפים ובעל 8 ספרות לארגון עם סניפים, במידה וישנם יותר ממאה סניפים נשתמש ב 9 ספרות.

חשבונות רווח והפסד מתחילים תמיד בספרות 1 (הוצאות) או 2 (הכנסות) או 3 (גורמי מימון) או 4 (תרומות).

חשבונות מאזניים יכולים להתחיל בכל אחת מהספרות שבין 5 ל – 9.

מבנה חשבון הכנסה:

[2][123][4][0]

ספרה 1 תהיה תמיד 2 (הכנסות)

ספרה 2-4 תהיה סוג ההכנסה (XXX)

ספרה 5 תת הכנסה

ספרה 6 תהיה תמיד 0 – כדי לאפשר התאמה לשינוי מספרים בהוצאות

לדוגמא: הכנסות ממכירת ציוד יהיה 200000 וכך הלאה עד 299990

במבנה זה יש לנו 1000 סוגי הוצאות שונים, כשלכל הוצאה יש כ10 תתי הוצאה

מבנה חשבון הוצאה:

[2][000][0][0]

ספרה 1 תהיה תמיד 1 (הוצאות)

ספרה 2-5 בהתאם להכנסות לעיל

ספרה 6:    דוגמא עבור חוג ציור 20121

0 – פתוח למשתמש

101210

1 – משכורת חודשית

101211

2 –  פעילות

101212

3 –  ציוד (בסוף השנה יועבר לרכוש קבוע)

101213

4 –  הסעות / אוכל

101214

5 –  מדריך בחשבונית שעתי / עמלה

101215

6 –  פתוח למשתמש

101216

7 –  מדריך בתלוש שעתי / עמלה (ניתן לאחד עם 1)

101217

8 –  פתוח למשתמש

101218

9 –  משכורת רכז (ניתן לאחד עם 1)

101219

הכנסות מגורמי מימון:

3 הספרות הראשונות יציינו את סוג הגורם המממן כדלקמן:

משרד הפנים 301

משרד החינוך 302

משרד התרבות 303

משרד הכלכלה 304

משרד המדע 305

משרד התיירות 306

משרד התקשורת 307

המשרד לבטחון פנים 308

המשרד להגנת הסביבה 309

המשרד לקליטת עלייה 310

המשרד לשירותי דת 311

משרד הבריאות 312

משרד רוה"מ 313

משרד הרווחה 314

החברה למתנ"סים לא יעודי 315

החברה למתנ"סים מיועדת 316

הרשות המקומית לא יעודי 317

הרשות המקומית יעודי 318

גורמי מימון אחרים 319

כללי 320 – 399

תרומות 400 – 499

 

אין משמעות ל – 3 או 6 הספרות הבאות של מספר החשבון של גורם המימון.

חלק 2 – קוד מיון

 

כדי לקבל סיכומי ביניים בעלי משמעות (ברמת פעילות — >  אגף — > שלוחה) יש לבנות את קודי המיון עפ"י ההנחיות הבאות:

במתנ"ס ללא שלוחות – קוד המיון יהיה מורכב מ – 5 ספרות כדלקמן:

 

ספרה 5

ספרה 4

ספרה 3

ספרה 2

ספרה 1

     

פעילות

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 פעילויות

אגף

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 אגפים

1 = כל חשבונות

הכנסות והוצאות

2 = כל חשבונות המאזן

דוגמא:

 

קוד מיון

מפתח

שם

מוסיקה – 03

   
 

10301

118901

מרכז מוסיקה שכר חודשי

 

10301

118902

מרכז מוסיקה פעילות

 

10301

218900

מרכז מוסיקה הכנסות

    
 

10302

218910

נגינה – קונצרטים

 

10302

118911

 
 

10302

325060

קרן מרכז מוסיקה

    

מועדוני ספורט – 04

   
 

10401

134201

כדורגל – בי"ס לכדורגל הוצאות שכר

 

10401

134202

כדורגל – ביה"ס פעילות

 

10401

234200

כדורגל – ביה"ס הכנסות

    
 

10402

134211

כדורגל – ליגה הוצאות

 

10402

134212

כדורגל – ליגה פעילות

 

10402

234210

כדורגל – ליגה הכנסות

    

ספורט – 05

   
 

10501

144801

פרוייקט זוזו שכר חודשי

 

10501

326000

התאחדות בתי הספר

    
 

10502

135101

כדור – סופטבול הוצאות שכר

 

10502

235100

כדור – סופטבול הכנסות

    
 

10503

136321

יוגה מבוגרים הוצאות שכר

 

10503

236320

יוגה מבוגרים הכנסות

    
 

10504

135901

התעמלות רפואית – פילאטיס הוצאו

 

10504

235900

פילאטיס הכנסות

במתנ"ס עם שלוחות, יהיה אורך קוד המיון 6 ספרות:

 

ספרה 6

ספרה 5

ספרה 4

ספרה 3

ספרה 2

ספרה 1

      

פעילות

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 פעילויות

אגף

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 אגפים

שלוחה

מ – 0 עד 9

סה"כ אפשרות ל – 10 שלוחות

1 = כל חשבונות

הכנסות והוצאות

2 = כל חשבונות המאזן

אם יש יותר מ – 10 שלוחות אזי יש להשתמש בספרה ראשונה 2  גם עבור חשבונות הכנסות והוצאות וקודי המיון של חשבונות המאזן יתחילו ב – 3 או אפילו אחרי 3.

לא חייב להיות קשר בין מספר השלוחה בפועל במפתח החשבון (ספרות 7 ו – 8 במפתח) ובין הספרה המייצגת את השלוחה בקוד המיון !!!.

חלק 3 – חתך

 

החתך מאפשר להוציא נתונים עפ"י חתך מסויים, לדוגמא רק הכנסות, בלי הוצאות.

 

לחתך 5 מקומות. מבנה החתך עבור חשבונות הכנסות והוצאות יהיה כדלקמן:

מקום 5

מקום 4

מקום 3

מקום 2

מקום 1

     

פתוח

שלוחה

במתנ"ס בו אין שלוחות ניתן להשתמש לצרכים אחרים או להשאיר בכוכביות

ספרה ששית של מפתח החשבון

ספרה ראשונה של מפתח החשבון

 

במתנ"ס בו משתמשים בספרה ששית 7 עבור שכר מדריך, כדאי לאפיין במקום החמישי בעוד מספר שיהיה שכר וזאת כדי לקבל את כל חשבונות השכר לצורך התאמה ל – 126.

דוגמא:

מפתח

שם

חתך

   

118901

מרכז מוסיקה שכר חודשי

11**1

118902

מרכז מוסיקה פעילות

12***

218900

מרכז מוסיקה הכנסות

20***

 118907

שכר מדריך מרכז המוסיקה

17**1

להלן מפורט מבנה אפשרי לבניית אינדקס חשבונות, מדובר על המלצה בלבד

חלק 1 – מפתח חשבון

האינדקס יהיה בעל 6 ספרות לארגון ללא סניפים ובעל 8 ספרות לארגון עם סניפים, במידה וישנם יותר ממאה סניפים נשתמש ב 9 ספרות.

חשבונות רווח והפסד מתחילים תמיד בספרות 1 (הוצאות) או 2 (הכנסות) או 3 (גורמי מימון) או 4 (תרומות).

חשבונות מאזניים יכולים להתחיל בכל אחת מהספרות שבין 5 ל – 9.

מבנה חשבון הכנסה:

[2][000][0][0]

ספרה 1 תהיה תמיד 2 (הכנסות)

ספרה 2-4 תהיה סוג ההכנסה (XXX)

ספרה 5 תת הכנסה

ספרה 6 תהיה תמיד 0 – כדי לאפשר התאמה לשינוי מספרים בהוצאות

לדוגמא: הכנסות ממכירת ציוד יהיה 200000 וכך הלאה עד 299990

במבנה זה יש לנו 1000 סוגי הוצאות שונים, כשלכל הוצאה יש כ10 תתי הוצאה

מבנה חשבון הוצאה:

[2][000][0][0]

ספרה 1 תהיה תמיד 1 (הוצאות)

ספרה 2-5 בהתאם להכנסות לעיל

ספרה 6:    דוגמא עבור חוג ציור 20121

0 – פתוח למשתמש

101210

1 – משכורת חודשית

101211

2 –  פעילות

101212

3 –  ציוד (בסוף השנה יועבר לרכוש קבוע)

101213

4 –  הסעות / אוכל

101214

5 –  מדריך בחשבונית שעתי / עמלה

101215

6 –  פתוח למשתמש

101216

7 –  מדריך בתלוש שעתי / עמלה (ניתן לאחד עם 1)

101217

8 –  פתוח למשתמש

101218

9 –  משכורת רכז (ניתן לאחד עם 1)

101219

הכנסות מגורמי מימון:

3 הספרות הראשונות יציינו את סוג הגורם המממן כדלקמן:

משרד הפנים 301

משרד החינוך 302

משרד התרבות 303

משרד הכלכלה 304

משרד המדע 305

משרד התיירות 306

משרד התקשורת 307

המשרד לבטחון פנים 308

המשרד להגנת הסביבה 309

המשרד לקליטת עלייה 310

המשרד לשירותי דת 311

משרד הבריאות 312

משרד רוה"מ 313

משרד הרווחה 314

החברה למתנ"סים לא יעודי 315

החברה למתנ"סים מיועדת 316

הרשות המקומית לא יעודי 317

הרשות המקומית יעודי 318

גורמי מימון אחרים 319

כללי 320 – 399

תרומות 400 – 499

 

אין משמעות ל – 3 או 6 הספרות הבאות של מספר החשבון של גורם המימון.

 

חלק 2 – קוד מיון

 

כדי לקבל סיכומי ביניים בעלי משמעות (ברמת פעילות — >  אגף — > שלוחה) יש לבנות את קודי המיון עפ"י ההנחיות הבאות:

במתנ"ס ללא שלוחות – קוד המיון יהיה מורכב מ – 5 ספרות כדלקמן:

 

ספרה 5

ספרה 4

ספרה 3

ספרה 2

ספרה 1

     

פעילות

 

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 פעילויות

אגף

 

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 אגפים

1 = כל חשבונות

הכנסות והוצאות

 

2 = כל חשבונות המאזן

דוגמא:

 

קוד מיון

מפתח

שם

מוסיקה – 03

   
 

10301

118901

מרכז מוסיקה שכר חודשי

 

10301

118902

מרכז מוסיקה פעילות

 

10301

218900

מרכז מוסיקה הכנסות

    
 

10302

218910

נגינה – קונצרטים

 

10302

118911

 
 

10302

325060

קרן מרכז מוסיקה

    

מועדוני ספורט – 04

   
 

10401

134201

כדורגל – בי"ס לכדורגל הוצאות שכר

 

10401

134202

כדורגל – ביה"ס פעילות

 

10401

234200

כדורגל – ביה"ס הכנסות

    
 

10402

134211

כדורגל – ליגה הוצאות

 

10402

134212

כדורגל – ליגה פעילות

 

10402

234210

כדורגל – ליגה הכנסות

    

ספורט – 05

   
 

10501

144801

פרוייקט זוזו שכר חודשי

 

10501

326000

התאחדות בתי הספר

    
 

10502

135101

כדור – סופטבול הוצאות שכר

 

10502

235100

כדור – סופטבול הכנסות

    
 

10503

136321

יוגה מבוגרים הוצאות שכר

 

10503

236320

יוגה מבוגרים הכנסות

    
 

10504

135901

התעמלות רפואית – פילאטיס הוצאו

 

10504

235900

פילאטיס הכנסות

במתנ"ס עם שלוחות, יהיה אורך קוד המיון 6 ספרות:

 

ספרה 6

ספרה 5

ספרה 4

ספרה 3

ספרה 2

ספרה 1

      

פעילות

 

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 פעילויות

אגף

 

מ – 00 עד 99

סה"כ אפשרות ל – 100 אגפים

שלוחה

 

מ – 0 עד 9

סה"כ אפשרות ל – 10 שלוחות

1 = כל חשבונות

הכנסות והוצאות

 

2 = כל חשבונות המאזן

אם יש יותר מ – 10 שלוחות אזי יש להשתמש בספרה ראשונה 2  גם עבור חשבונות הכנסות והוצאות וקודי המיון של חשבונות המאזן יתחילו ב – 3 או אפילו אחרי 3.

לא חייב להיות קשר בין מספר השלוחה בפועל במפתח החשבון (ספרות 7 ו – 8 במפתח) ובין הספרה המייצגת את השלוחה בקוד המיון !!!.

 

חלק 3 – חתך

 

החתך מאפשר להוציא נתונים עפ"י חתך מסויים, לדוגמא רק הכנסות, בלי הוצאות.

 

לחתך 5 מקומות. מבנה החתך עבור חשבונות הכנסות והוצאות יהיה כדלקמן:

מקום 5

מקום 4

מקום 3

מקום 2

מקום 1

     

פתוח

שלוחה

במתנ"ס בו אין שלוחות ניתן להשתמש לצרכים אחרים או להשאיר בכוכביות

ספרה ששית של מפתח החשבון

ספרה ראשונה של מפתח החשבון

 

במתנ"ס בו משתמשים בספרה ששית 7 עבור שכר מדריך, כדאי לאפיין במקום החמישי בעוד מספר שיהיה שכר וזאת כדי לקבל את כל חשבונות השכר לצורך התאמה ל – 126.

דוגמא:

מפתח

שם

חתך

   

118901

מרכז מוסיקה שכר חודשי

11**1

118902

מרכז מוסיקה פעילות

12***

218900

מרכז מוסיקה הכנסות

20***

 118907

שכר מדריך מרכז המוסיקה

17**1