ניהול תקציב

אחת הסיבות המרכזיות למעבר של יישומים כספיים לענן היא היתרון הנובע מכך שאין צורך בהשקעה ראשונית גדולה מראש בתוכנה וציוד, המעבר לענן מאפשר שליטה טובה יותר בהוצאה, מכיוון שהסכום נקבע מראש לתקופה ארוכה ומעניק יכולת ליישם במהירות ולמנף את היכולות המתקדמות של המערכת.

 

התבססות על גליונות אלקטרוניים בתהליכי תכנון התקציב כרוכה בסיכון מיותר (כ75% ממנהלי הכספים מתבססים על גליונות אלקטרוניים בניהול התקציב שלהם). פתרונות תכנון יכולים להקל על אתגרים אלו, אך עדיין נשארים מחוץ ליכולתם הכספית של הרבה ארגונים להם אין משאבי מחשוב הולמים או תקציבים המאפשרים להצדיק את ההשקעה.

 

פתרונות מבוססי ענן, כדוגמת CloudERP מספקים הזדמנויות לארגונים מכל הגדלים, לייעל את תהליכי התכנון והחיזוי, לקצר את משך היישום ולהפחית את העלויות.

 

בעוד שגליונות אלקטרוניים קלים לשימוש בקרב אנשי הכספים, כשמשתמשים בהם כמערכת מרכזית לניהול נתונים, המעודכנים ע"י הרבה אנשים והרבה יחידות, כמתבקש בתהליכי תכנון תקציב, נתקלים במספר בעיות:

 

מעקב והבנת השינויים

איסוף וסנכרון מידע מהרבה קבצים

קושי בבצוע שינויים ארגוניים רוחביים הנדרשים להתבצע בהרבה גליונות

קשיים בסנכרון גליונות המוחזקים במחשבים שונים

משך הזמן שלוקח מרגע העדכון של נתון בקובץ אצל מישהו ועד שהעדכון משפיע ומופיע אצל כולם

סיכון לאובדן מידע מקבצים ששמורים בלפטופים המתניידים מחוץ לארגון

קושי בניהול מידע מאוד מפורט ומודלים חישוביים מורכבים הדורשים יכולות עיבוד והתמודדות עם נפחי מידע גדולים

קושי בהתמודדות עם עדכוני גרסאות קבצים רבות

 

התמודדות חודשית עם הקשיים הללו מביאה את אנשי הכספים להבין שזהו לא הכלי האופטימלי לכאלו שימושים.

 

המעבר לענן

 

טכנולוגיית הענן מקילה על המעבר מגליונות אלקטרוניים 

בעוד שלפני מספר שנים היתה בקרב אנשי הכספים הסתייגות מאימוץ יישומי ענן, ההתקדמות בתחום אבטחת ושמירת סודיות המידע שינו את המצב. יישומי ה: CRM היו הראשונים לבצע את המעבר לענן ודווקא בהם, קיים מידע בעל רגישות משמעותית לארגון (שמות הלקוחות, נתוני הלידים החמים וההזדמנויות מכירה, מחירי המוצרים) אף יותר מאשר נתוני התקציב. טכנולוגיית הענן התקדמה והבשילה, וכיום יותר ויותר אנשי כספים מוכנים להעביר יישומים כספיים לענן.

 

בשיחות עם מנהלי כספים, הם מציינים כאחת הסיבות המהותיות בעד המעבר של יישומים כספיים לענן, את היתרון הנובע מאי השקעה ראשונית גדולה מראש בתכנה וציוד, חסכון ב: Capex ושליטה טובה יותר בהוצאה, מכיוון שסכומה נקבע וידוע מראש לתקופה ארוכה וכמובן, היתרון הנובע מהיכולת ליישם במהירות ולמנף את היכולות המתקדמות של המערכת.

 

העובדה שמנהלי כספים שמרניים ושונאי סיכון, מסכימים כיום להעביר את מערכות הכספים הקריטיות עבורם לענן, צריכה לאותת לכל החברות ששירותי הענן הופכים במהירות לאסטרטגיית ה: IT של מנהלי הכספים המעונינים ליישם את הפתרונות המתקדמים ביותר במהירות ובעלות נמוכה, כדי לתמוך ביעדים העסקיים שלהם.

 

הנמכת חסם הכניסה ליישומי EPM

 

מערכת Oracle Hyperion Planning בענן

 

חברת Oracle העבירה את מערכת תכנון התקציב המובילה בעולם Hyperion Planning לענן כשירות הנקרא:

 

Oracle P lanning and B udgeting C loud S ervice – PBCS

 

מערכת ה: PBCS – Planning and Budgeting Cloud Services מאפשרת את הורדת החסמים הקיימים ביישום אותה המערכת בהתקנה מקומית (On Premise ) כך שלארגונים מכל גודל קל הרבה יותר ליישם מערכת לתכנון ותקצוב, הנחשבת כמובילה ברמה העולמית, תוך מספר שבועות ובמחיר שלא מחייב תקציבי מחשוב גדולים.

 

מערכת Hyperion Planning הינה מערכת תכנון התקציב המובילה בעולם (לפי פרסומי אנליסטים כדוגמת חברת Gartner ) המאפשרת האצת תהליכי התכנון, התקצוב והתחזיות. המערכת ממנפת את יכולות החישוב המהירות ביותר של בסיס הנתונים הרב מימדי Essbase וכוללת ממשק משתמש ידידותי ונח לשימוש הן באמצעות דפדפן Web , באמצעות Excel או ב: Tablet .

 

המערכת כוללת מנוע workflow ומנגנוני ניהול תהליכים חזקים. היא מכילה פונקציות מובנות כדי לטפל בתכנון ותקצוב המורכבים ביותר.

 

המערכת מאפשרת "תכנון מבוסס מקדמים" Driver-Based Planning כדי לסייע בקישור הנחות יסוד תפעוליות למשמעויותיהן הכספיות ותומכת בתהליכי תכנון היררכיים המשלבים את מחלקת הכספים ואת שאר היחידות הארגוניות, בתהליך.

 

התוצאות שלקוחותינו משיגים באמצעות השימוש במערכת הינן מרשימות ביותר:

 

התוצאה השכיחה ביותר הינה היכולת לקצר את משך מחזור תכנון התקציב והתחזיות בצורה משמעותית. ( קיצור של כ: 15% מהזמן). לקוחות משיגים גם הפחתה משמעותית במידת ההתבססות על מידע בגליונות חישוב אלקטרוניים, ושיפור בנתוני התחזיות.

 

ברבים מהמקרים, לקוחות הצדיקו את ההשקעה במערכת, ע"י פוטנציאל החסכון בכמות המשרות ועלויות השכר של האנשים שעבדו בתפעול תהליך התקצוב, איסוף וריכוז אקסלים, אשר הועברו לביצוע פעילויות בעלות ערך מוסף רב יותר ותרומה משמעותית יותר לארגון.

 

מערכת ה: Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (או בשמה המקוצר PBCS ) כוללת את כל הפונקציונליות של מערכת Hyperion Planning כולל ניהול תחזיות גמיש, מודול חיזוי סטטיסטי: Predictive Planning , ניתוחי תרחישים עשיר ודשבורדים אינטראקטיביים.

 

כל רכיבי התשתיות, הדוחות, כלי ההגירה ומנגנוני האינטגרצייה שקיימים ב: Hyperion Planning , כלולים גם ב PBCS .(גרסת הענן).

 

בנוסף, הוכנסו שיפורים כדי לקצר את זמן היישום ולפשט את ניהול ותחזוקת המערכת. ערכות התחלה מהירות – Rapid Start Kits , אשפי יצירת יישום אינטואיטיביים וכלי אבחון ביצועים בזמן-ריצה, המאפשרים לארגונים לקצר את משך זמן היישום למספר שבועות בלבד.

 

ה-PBCS מגיע עם מנגנוני אינטגרציית נתונים המאפשרים טעינת נתונים בנפחים גדולים ממערכות המידע הקיימות בארגון למערכת הענן, תוך כדי בקרת תקינות הנתונים, שליטה במיפוי סעיפי התקציב ושמירת נתיב הטעינה לשם ביצוע Drill מתוך מסכי המערכת, בחזרה לנתונים שנטענו.

 

המטרה של חברת Oracle היא לספק ללקוחות את מירב הגמישות ומגוון אפשרויות מהן ניתן לבחור את האפשרות שהכי מתאימה לכל לקוח. זה כולל יכולת בחירת יישום המערכת בהתקנה על שרתים מקומיים בארגון, או שימוש במערכת בענן או אף שילוב של שתי האפשרויות הללו.

 

ישנם ארגונים המשתמשים בגרסאות קודמות של Hyperion Planning ובוחרים להעביר את היישומים שלהם לענן, כדי להמנע מהשקעות בחומרת שרתים חדשים וכדי להנות מהיתרונות הנוספים של הענן של Oracle .

 

מערכת ה: Oracle Hyperion Planning and Budgeting Cloud Services היא המערכת הראשונה מבין חבילת Oracle EPM שהועברה לענן. בעתיד, גם מודולים נוספים מחבילת Oracle EPM יוצעו כשירות ענן ויאפשרו יישום מהיר ופשוט, יישומים בנויים מראש, אינטגרציה משופרת בין הפתרונות ויכולות התרחבות ואימוץ של יותר פתרונות בענן.

 

הדירקטוריון אישר את תקציב החברה, איך אתם דואגים לאכוף אותו? ניתן להגדיר במערכת תקציב בשני רמות – תקציב חוסם ותקציב מתריע. במידה והפעלתם את התקציב החוסם לא ניתן יהיה להוציא הזמנה בכלל במידה ואין יתרה בתקציב. במידה והגדרת תקציב מתריע אז ניתן יהיה להוציא הזמנה ומאשר ההזמנה יקבל התראה על החריגה. כמו כן, ניתן להגדיר לנצל את מנגנון האישורים ולהגדיר מסלול עם חריגה ומסלול בלי חריגה ועוד המון אפשרויות