לכל משתמש במערכת ניתן להגדיר מאות קומבינציות של הרשאות, כך שיכול להיות משתמש פשוט עם הרשאה למסך בודד ומשתמש אחר מנהל בעל גישה לכל המודולים. להלן דוגמאות למשתמשים טיפוסיים, כמובן שההרשאות גמישות וניתנות להגדרה לפי העדפות הארגון 

Google_Chrome_icon_(2011)

יש להשתמש בדפדפן גוגל-כרום

התקשרות עם לקוחות

 הרבה תוכונות יודעות להפיק מסמכים חשבונאיים, אך האתגר המשמעותי הוא לעשות סדר בכל המסמכים. מנגנון השיוכים של CloudERP מייצר תהליך עבודה על ידי הגדרת יחסים בין מסמכים, כך שאין מסמכים תלושים – כל מסמך מקושר ליישות רלוונטית וכך ניתן בקלות למצוא חריגות ופערים. לדוגמה: לאחר נגדיר שיוך בין חשבונית עסקה לחשבונית מס קבלה נוכל להפיק דוח חשבוניות עסקה שלא שולמו, וכן על זו הדרך עבור כל סוג מסמך ושיוך בארגון

  • תפקיד: יוצר טפסים חשבונאיים - חשבונית מס, קבלה וכו... וגם טפסים שאינם חשבונאיים - חשבונית עסקה, הצעת מחיר וכו...
  • תהליך: לאחר יצירת חשבונית העסקה היא נמצאת בסטטוס הממתין לחשבונית מס/קבלה, עם קבלת התשלום נוכל ליצור מתוך חשבונית העסקה את הקבלה ומאחורי הקלעים יווצר שיוך אוטומטי
  • מדריך: יצירת מסמך
  • תפקיד: אפשר ללקוחות החברה לרכוש מוצרים/שירותים באופן מקוון
  • תהליך: לאחר הרכישה מקבל הלקוח (מזדמן/קבוע) חשבונית מס קבלה
  • תפקיד: הפקת דוחות חייבים, הפקת דוחות לרו"ח


התקשרות עם ספקים

מודול הרכש מבוסס על תקציב ההוצאות של הארגון, עם אפשרות להגביל התקשרויות במידה והן חורגות מתקציב זה. בסיס תהליך העבודה מבוסס על הזמנת ספק שתסגר מול חשבונית מס. על גבי תהליך זה ניתן להגדיר את העדפות הארגון – מסלולי אישורים, שיוכי חשבונית עסקה לחשבונית מס והגדרת צירוף מסמכי חובה

  • תפקיד: יצירת הזמנת ספק
  • תהליך: לאחר שיוך החשבונית להזמנה היא נשלחת למסלול אישורים (ע"פ הגדרה), עם אישור החשבונית ניתן לשלמה ולהעבירה לרישום בספרי החברה
  • מדריך: יצירת הזמנת ספק
  • תפקיד: הפקת דוח תקציב מול ביצוע, הזמנות ספק פתוחות, חשבוניות ספק שלא שולמו
  • תפקיד: פורטל ייעודי לספקי החברה דרכו הספקים מעלים את החשבוניות
  • תהליך: לאחר הזדהות, הספק מעלה את חשבונית העסקה/מס. ניתן לצפות בכל החשבוניות שהועלו ולהתעדכן בסטטוס שלהן
  • מדריך: הזנת חשבונית ספק לפורטל

טפסים דינאמים

 טפסים הינם מסמכים דינאמיים בעלי שדות שהוגדרו מראש על ידי הארגון. את הטפסים ניתן לשלוח למסלולי אישורים שונים. לסוג טופס ניתן להגדיר מגוון סוגי שדות (טקסט, רשימת בחירה, חתימות, קבצים ועוד…). שימוש בטפסים ממחשב את הטפסים הידנים בהם משתמש הארגון כדוגמת טופס בקשת חופשה, החזרי נסיעות, טופס רישום לקורס, פתיחת ספק או כל טופס אחר את הטפסים ניתן לשייך לישויות השונות במערכת על מנת להוסיף רזולוציה נוספת לתהליך

  • תפקיד: ממלא טפסים שהוגדרו מראש על ידי מנהל המערכת
  • תהליך: לאחר יצירתו, הטופס נשלח למסלול אישורים
  • תפקיד: מאשר טפסים
  • תהליך: עם סיום מילוי הטופס הוא נשלח לאישור המשתמש (או מסלול מורכב יותר, ע"פ מה שהוגדר מראש)